فصل 4

نحوه تهيه گزارشهاي مورد نياز يك آموزشگاه:

پايه هاي اساسي و مقررات مكاتبات اداري:

براي گزارش نويسي تعريف هاي گوناگوني شده كه ساده ترين آنها، انتقال پاره اي از اطلاعات به كس يا كساني كه آگاهي كافي ندارند.

به عبارت ديگر شخص حقيقي يا حقوقي براي كسب اطلاعات بيشتر نياز به گزارش دارد.

مثلاً اطلاعاتي كه از رسانه هاي گروهي يا روزنامه ها دريافت مي كنيم، يك نوع گزارش محسوب مي شود.

شناسايي پايه اي اساسي آئين نگارش:

نگارش به معني نوشتن است و داراي دو مفهوم كلي است:

الف: مفهوم عام: نوشته اي مانند نامه يا گزارش يا خبر را نگارش گويند.

ب: مفهوم خاص: كسي كه هنر نويسندگي داشته و قدرت پردازش مطالب گوناگون را دارد و نوشته هايش ساده و زيبا و رسا بيان مي شود.

ولي در اين جا از مفهوم عام آن استفاده كرده و هدف ما تهيه نامه يا گزارشات ساده آموزشگاهي است كه بتواند نيازهاي آموزشگاه را با زبان ساده و رسا، بيان داشته و خواسته هاي خود را در طرح يا الگوئي خاص گزارش نمايد.

ضمناً در نظر داشته باشيد نويسنده فقط براي خود نمي نويسد، بلكه مقاله يا گزارشات و يا نمايشنامه و كتاب او بايد طوري باشد كه در خواننده تأثير گذارد. يعني مسئوليت نويسنده سنگين است و نوشته هايش با روح انسان سروكار دارد.

گرچه براي همه نويسندگان صفات خاصي را نمي توان ذكر كرد، اما مي توان گفت كه يك نگارنده بايد يك فرد آگاه و مطلع باشد و قلم خود را با چيزهاي بي ارزش مانند پول و مقام نفروشد و واقعيات را بنويسد.

براي آموزش نگارش دستورالعمل خاصي وجود ندارد ولي لازم است موارد زير را در نظر داشته باشيد.

1- مطالعه و خواندن: يكي از بهترين دوستان انسان كتاب است و با استفاده از اين وسيله مي توان مؤثرترين وسايل كسب مهارت را در نوشتن كسب نمود.

با خواندن نوشته ها، روش نگارش را مي آموزيم.

2- نوشتن: يكي از كارهايي كه موجب افزايش مهارت در نويسندگي مي شود، نگارش و نوشتن است. زيرا در اثر تمرين و نوشتن، با روشهاي مختلف نگارش آشنا مي شويم.

3- رعايت نظم و ترتيب نگارش:

هر نوشته يا گزارش رسمي بر اساس نظم و ترتيب خاصي صورت مي گيرد كه مراحل آن به صورت زير است.

الف: تفكر و دقت در نوشتن

ب: طرح يا الگوي نوشتن

در مرحله اول لازم است در مورد مطالب موردنظر تفكر و انديشه نمود و در مرحله دوم لازم است نويسنده نقشه كار و فهرست مطالب و نكات اصلي را به ترتيبي بنويسد كه عبارات روشن، رسا و واضح باشد و سعي كند هيچ مطلبي را از قلم نياندازد.

مثلاً در مورد طرح گزارش دربارة آموزش مطالب زير را به صورت سلسله مراتبي تهيه و به مقامات بالاتر گزارش نمايد.

1- آموزش مركز

2- پژوهش در رشته هاي موردنياز منطقه

3- تعداد هنرجويان مورد تقاضاي رشته ها

4- تعداد هنرجويان فعلي رشته هاي مختلف

5- تعداد مدرسان آزموده ثابت

6- تعداد مربيان حق التدريس

7- درجه تحصيلات مربيان

8- كتاب يا جزوه هائي كه مربيان تهيه نموده و يا از منابع مختلف استفاده مي كنند.

9- درجه پيشرفت كار در دوره ي قبلي چقدر بوده است.

10- برنامه ريزي آموزشي چقدر توفيق داشته است.

و مسائل ديگري كه مي تواند در پيشرفت و پيش برد رسالت آموزش مفيد باشد. يعني نويسنده گزارش لازم است تمام مطالب را قبلاً تجزيه و تحليل نموده و پس از نظرخواهي و تحقيق و پژوهش و اطلاع از چگونگي وضع محيط كار، اقدام به نوشتن مطلب نمايد.

پس نگارنده بايد قبلاً الگو را:

1- تعريف كند.

2- توصيف كند. بدين معني كه در مخاطب تصويري از موضوع پديد آورد.

3- مقايسه: در مقايسه اختلافات كمي و كيفي توضيح داده شود.

4- بررسي علل و نتايج: رويدادها را پس از بررسي نتيجه گيري و نظريه اعلام نمايد.

5- استدلال و اقناع: مطالب را طوري استدلال نمايد كه مخاطب آنها را قبول نمايد.

توجه: يكي از مطالب مهم در آموزشهاي فني و حرفه اي رعايت ساده نويسي در نوشتن مطلب و گزارشات است، يعني نوشته ها بايد ساده و روان و در عين حال شيوا و رسا باشد و عبارات مبهم و جملات پيچيده و كلمات نامأنوس در آن به كار نرود. به عبارت ديگر نوشته ها و كلمات طوري نباشد كه جهت درك معني آن به لغت نامه ها و كتاب فرهنگ نياز باشد.

در نوشته ها بايد عفت قلم و پاكي فكر را رعايت كرده و از استعمال الفاظ درشت و ركيك و توهين نسبت به افراد خودداري نمائيم، زيرا اين مطلب نويسنده را خوار و بي مقدار مي كند.

به طور خلاصه نوشته بايد علاوه بر سادگي و زيبائي به آرايش كلام نيز آراسته باشد و ضمن آنكه مطلب خود را به مخاطب مي رسانيد، آرامشي نيز در محتواي كلام وجود داشته باشد.

شناسائي مقررات مكاتبات اداري:

مكاتبات اداري معمولاً بين وزارتخانه ها، ادارات، مؤسسات و سازمانها ردوبدل مي شود كه خود داراي اصطلاحات و الگوهاي خاصي است.

در نام هاي اداري، نويسنده بايد جدي و رسمي باشد و منظور و خواسته هاي خود را به صراحت و روشني در جملات كوتاه بيان نمايد. همچنين از عبارت پردازي يا مقدمه چيني كه جزء سياه كردن چند سطر و طولاني كردن نامه است خودداري نمايد مثلاً براي تقاضاي انتقال، مأموريت يا مرخصي و غيره بايد ضمن تقاضاي خود علل تقاضاي خود را به وضوح و بدون سفسطه و مغلطه بيان نمايد.

در گزارش نويسي، دقت و صداقت و صراحت بيان يكي از موارد خوب مكاتبات اداري است و اين گزارشات بايد بدور از تملق گويي نسبت به مافوق باشد.

انتخاب كاغذ و قلم و پاكت خوب و تمبر يكي از لوازم نامه نگاري است.

بخصوص اينكه با خط خوانا و روشن و دقيق باشد و سعي كنيد در آغاز نامه تاريخ نامه را ثبت و پس از پايان نامه نام و نام خانوادگي بهمراه امضاء باشد و در صورت امكان، آدرس خود را به طور خوانا در روي پاكت بنويسيد.

نامه هاي اداري معمولاً با خطاب آغاز مي شود. نويسنده بايد شأن و مقام مخاطب و وضع موقعيت خود را نسبت به او در نظر بگيرد.

در نامه هاي اداري و رسمي خطاب هاي زير مرسوم است:

جناب آقاي وزير ................

جناب آقاي مدير كل، مقام مديريت كل ....................

جناب آقاي مدير كل محترم ..........................

جناب آقاي استاندار .......................

رياست محترم ادارة .........................

در پايان نامه هاي اداري عبارات زير رايج است:

با احترام فراوان

با تقديم احترامات

با احترام و سپاس

شناسايي اصول استناد به قوانين و مقررات در مكاتبات اداري:

يكي از ويژگي هاي خاص نامه هاي اداري، رعايت قوانين و استناد به مقررات جاري آن اداره يا سازمان مي باشد.

در تقاضاهاي اداري لازم است علاوه بر رعايت الگوهاي نگارش، علت يا علل تقاضا مبتني و استناد به قوانين نيز درج مي شود.

مثلاً اگر در نامه اي به مواد و مصوبات قانوني اشاره مي شود تاريخ تصويب آن عيناً ذكر شود تا مخاطب در مواقع لزوم به استناد آن ماده اقدامات لازم را انجام دهد.

بايد توجه داشت در پاسخ به نامه هاي اداري به شماره و تاريخ نامه فرستاده شده استناد مي شود تا دبيرخانه اداره در جستجوي نامه ها به مشكل برخورد ننمايد.

گاهي دستورالعملها يا مقررات مربوط به داخل يك سازمان داخلي است يعني بصورت بخشنامه به مديريت ابلاغ مي شود، كه در اين نامه ها هم لام است به موضوع بخش نامه (در صورت لزوم درج عين آن) اشاره شود.

شناسائي اصول تهيه گزارشهاي موردنياز آموزشگاه ها

گزارش انتقال پاره اي از اطلاعات است و داراي مراحلي است كه بايد در موقع نوشتن گزارش به آن توجه شود:

1- تفكر و دقت دربارة موضوع گزارش

2- گردآوري اطلاعات صحيح

3- تهيه طرح يا الگوي گزارش

4- تهيه پيش نويس گزارش

5- ويرايش و خواندن پيش نويس و تصحيح نهايي

6- تايپ يا پاكنويس متن گزارش

7- مطالعه مجدد گزارش پس از تايپ و اصلاح آن در صورت لزوم

از مهم ترين بخش هاي يك گزارش روش شروع و تهيه زيربناي آن است.

يعني سعي كنيم گزارشات را طوري شروع كنيم تا موضوع گزارش زيبا و رسا باشدو خواننده را درگير موضوع گزارش نمايد تا اقدام به خواندن آن كند. سپس گزارش را تقسيم به بخش هاي كوچكتر كنيم به طوري كه طبق يك روال منطقي و با در نظرگرفتن ارتباط محتوايي مطالب را مرتب و منظم نمائيم و در صورت امكان عنوان هر بخش را از عبارات ديگر جدا كنيم.

موضوع ديگري كه در نوشتن گزارش اهميت دارد، انتخاب موضوع است يعني اولين گام اساسي انتخاب موضوع است.

موضوع گزارش با توجه به رشته و هدف فرق مي كند. لازم است موضوع گزارش با كمال دقت بررسي گردد. و براي اين كار ابتدا وقت و فرصت خود را طوري تنظيم كنيد كه وقت با موضوع گزارش هماهنگي داشته باشد.

مثلاً مي گوئيم كارمند يك سازمان براي تهيه يك گزارش مأموريت به نيم ساعت وقت نياز دارد، در صورتيكه كارمند ديگري براي تهيه همان گزارش به يك هفته وقت نياز دارد.

در هر صورت نوشتن گزارش به اطلاعات قبلي، تجربه، درجه تحصيلات و غيره بستگي دارد.

لذا موارد زير در گزارش نويسي افراد مؤثر است:

1- تا چه اندازه دربارة موضوع گزارش امكان بررسي و تحقيق داريد.

2- آيا اطلاعات علمي شما دربارة گزارش كافي است.

3- آيا به كتابها و منابع دسترسي داريد.

4- تا چه اندازه براي نوشتن گزارش علاقه مند هستيد.

انواع گزارشات:

گزارشات از حيث الگو و شكل انواعي دارد كه مهمترين آنها عبارتند از:

1- گزارشات اداري:

اين گزارشات بيشتر در ادارات يا سازمانهاي دولتي مرسوم است و ممكن است يك گزارش ساده يا يك گزارش آماري باشد.

ممكن است نامه ها و يا گزارشات داراي ضمائم نيز باشد. كه در پايان گزارش اصلي نام ضمائم ذكر شده و معمولاً نامه با عبارت «به پيوست نامه......... الصاق گرديده است» پايان مي پذيرد.

به طور خلاصه مي توان گفت گزارش نويسي از جهت شكل و كيفيت انواع مختلف دارد كه مهمترين آنها عبارتند از:

1- گزارشهاي اداري: كه در وزارتخانه ها و ادارات و سازمانهاي دولتي مرسوم است.

2- گزارشهاي بازرگاني: كه در شركتهاي بازرگاني يا صنعتي و بانكها معمول است.

3- گزارشهاي اجرائي: اين نوع گزارشات بيشتر از طرف مديران داخلي تنظيم و ابلاغ مي شود.

4- گزارشهاي دوره اي يا ادواري ها: اين نوع گزارشات معمولاً به طور مرتب در پايان هر هفته يا ماه يا فصل يا سال از سازمانهاي رده پايين به سازمانهاي مافوق ارسال مي شود. ولي در سازمانهاي دولتي اين نوع گزارشات داراي فرم خاصي است كه آنرا تكميل و به سازمان مافوق گزارش مي كنند.

5- گزارشهاي مخصوص: كه معمولاً پس از يك بازديد خاص يا اتفاقات ويژه در سازمانها تنظيم و ارسال مي شود.

6- گزارشات رسمي: اين نوع گزارشات معمولاً در مراكز علمي و تحقيقاتي و با دقت زياد و بر اساس واقعيات تنظيم و به مقام بالاتر ارسال مي گردد.

7- گزارشهاي طولاني: اين نوع گزارشات در چندين صفحه و اكثراً به صورت جزوه يا كتاب تهيه و منتشر مي شود.

مثلاً گزارش بازديد مقامات مملكتي از چند كشور و يا شهرهاي مختلف ميتواند يك گزارش طولاني محسوب شود.

منابع و مؤاخذ:

مدير آموزشگاه، مؤلفين: شهرام شكوفيان، حسن صمدي آذر، اميررضا رضائيان قراگوزلو- تهران انتشارات تخت سليمان 1382